Het AZJP heeft een ombudsdienst die onafhankelijk en neutraal werkt. De Ombudsdienst behandelt alle klachten over de dienstverlening van het AZ Jan Portaels, voorzien in de Wet op de patiëntenrechten (2002). Naast het behandelen van klachten kan u ook bij de Ombudsdienst terecht voor het melden van een (medisch) incident en informatie over uw rechten als patiënt en uw plichten als patiënt. 

Wettelijke opdracht ombudsdienst (Wet, 22 augustus 2002, art. 11):

- De ombudspersoon heeft vooreerst als taak om door middel van preventieve acties de communicatie tussen de patiënt en de beroepsbeoefenaar te bevorderen om klachten te voorkomen.

- Indien een patiënt bij een bevoegde ombudsdienst klacht neerlegt, omdat hij oordeelt dat een van zijn rechten niet gerespecteerd werd (bv. gebrek aan informatie over zijn gezondheidstoestand, moeilijke toegang tot het patiëntendossier, ontoereikende kwaliteit van de zorgen), poogt de bemiddeling de onenigheid op te lossen met de medewerking van de patiënt en van de beroepsbeoefenaar.

- Indien de partijen niet tot een oplossing komen, informeert de ombudspersoon de klager over andere bestaande mogelijkheden om zijn verzoek te behandelen.

- Naast het verspreiden van informatie over haar eigen organisatie, formuleert de ombudsfunctie aanbevelingen in het kader van haar jaarverslag om herhaling te vermijden van bepaalde ontevredenheden die verbonden zijn met de patiëntenrechten

Hoe en wie incidenten, klachten behandelt en verwerkt, wordt verduidelijkt in het huishoudelijk reglement dat u hier terugvindt.

Vooraleer de Ombudsdienst te contacteren, is het belangrijk dat u het probleem eerst probeert te bespreken met de betrokken persoon of dienst. Komt u hierbij niet tot het gewenste resultaat of is het erg moeilijk zelf dit gesprek aan te gaan, dan kan u een beroep doen op de Ombudsdienst. De ombudspersoon zal naar uw verhaal luisteren, informatie geven en trachten te bemiddelen tussen de betrokken partijen.

Klachten/vragen over facturatie, verloren voorwerpen en schade en dergelijke (zie hierboven) worden pas in tweede lijn door de Ombudsdienst behandeld. Dit wil zeggen: als de betrokken diensten en verantwoordelijke personen zelf in eerste instantie werden aangesproken, maar u ontevreden bent over de klachtafhandeling.